PRIVACYREGLEMENT ARBOPRETENTIE BV
Inleiding
Van alle personen die door ArboPretentie BV worden begeleid, dat wil zeggen geadviseerd en ondersteund bij het zoeken, verkrijgen en behouden van een betaalde baan, worden gegevens in een geautomatiseerd systeem en in een persoonlijk dossier opgenomen. De betrokkene wordt als kandidaat en werknemer door arbeidsdeskundigen / jobcoaches van ArboPretentie BV begeleid.
De Wet Bescherming Persoonsgegevens is ingesteld om de privacy te beschermen van de burger met name voor wat betreft de al dan niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens.
Deze bescherming van privacy is gericht op:
- het beschermen van de persoonlijke levenssfeer, van een ieder wiens persoonsgegevens zijn opgenomen in een geautomatiseerd systeem en in een persoonlijk dossier, tegen misbruik;
- het voorkomen dat verzamelde en betrokkene persoonsgegevens voor een ander doel worden gebruikt
dan dat waarvoor ze zijn opgenomen;
- het regelen van het inzage- en correctierecht.
Verwerking van gegevens die voortkomen uit het aangaan van een overeenkomst of voortvloeien uit het doel ervan, met andere woorden waarvan de kandidaat / werknemer logischerwijze kan aannemen dat deze gegevens verwerkt worden, worden niet apart gemeld. Van verwerking van gegevens buiten deze categorie wordt de betrokkene in kennis gesteld.
Naar aanleiding van de Wet Bescherming Persoonsgegevens wordt hier een beschrijving opgenomen van de wijze waarop binnen ArboPretentie BV wordt omgegaan met persoons- en andere vertrouwelijke gegevens. Deels omdat de wet hierom vraagt, deels omdat het wenselijk is dat de kandidaten en werknemers die worden begeleid door ArboPretentie BV, op de hoogte zijn van de informatie die over hen aanwezig is.
De door opdrachtgevers van ArboPretentie BV verstrekte gegevens over kandidaten, zijn persoonsgegevens in de zin van de Wet Bescherming Persoonsgegevens en moeten worden behandeld met inachtneming van het hetgeen in deze wet en in de Wet Structuur en Uitvoering Werk en Inkomen is bepaald.
Artikel 1. Verwerking van persoonsgegevens
In het kader van de Wet Bescherming Persoonsgegevens gelden als persoonsgegeven: alle gegevens die informatie kunnen verschaffen over een identificeerbare natuurlijke persoon.
De Wet Bescherming Persoonsgegevens noemt de persoon wiens persoonsgegevens worden verwerkt de betrokkene.
De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van
handelingen met persoonsgegevens.
Artikel 1.1 Dossiers
Een opdrachtgever meldt een kandidaat bij ArboPretentie BV aan en verstrekt de noodzakelijke gegevens. De kandidaat verstrekt middels het invullen van een “form. persoonlijke gegevens ” of een “intakeformulier” gegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de begeleiding door / re-integratiecoach / de arbeidsdeskundige of bedrijfsarts. Deze formulieren worden in het geautomatiseerd registratiesysteem of in een dossiermap bewaard. Deze dossiers worden alfabetisch geordend in een dossierkast op de hoofdvestiging te Kampen.
Gedurende de tijd dat de kandidaat door ArboPretentie BV wordt begeleid, wordt dit dossier aangevuld met de overige onder 3.1 genoemde gegevens.
In het kader van de dienstverlening worden in het persoonlijk dossier de gegevens bewaard die betrekking hebben op de eventuele arbeidsongeschiktheid, de eventuele uitkering en alle formulieren die bij indienstname door werkgever en werknemer ingevuld dienen te worden, om de arbeidsovereenkomst te kunnen realiseren.
Artikel 1.2 Het geautomatiseerde registratiesysteem
Artikel 2.1 Hoofdlijnen van het beheer van de registratie
1. ArboPretentie BV is de verwerker van de persoonsgegevens. De directeur treedt op namens
ArboPretentie BV.
2. De directeur wijst een manager aan die beheerder is van het geautomatiseerde registratiesys
teem.
3. ArboPretentie BV is verantwoordelijk voor het nemen van maatregelen in geval
van calamiteiten.
4. Indien een betrokkene van mening is dat niet overeenkomstig dit reglement is
gehandeld kan bezwaar worden gemaakt bij de verwerker.
5. Vaststelling van het reglement geschiedt door de verwerker.
6. In omstandigheden waarin dit reglement niet voorziet beslist de verwerker.
7. De beheerder dient de volgende punten te regelen:
a. Het vaststellen van:
de eisen waaraan de programma’s en procedures van het registratiesysteem moeten
voldoen en het voor productie vrijgeven van deze programma’s en procedures;
de wijze van opslag van de in het registratiesysteem opgenomen gegevens;
welke gegevens, overzichten en analyses, worden opgesteld als
managementinformatie;
de definities en coderingen van de in het voorgaande punt genoemde gegevens.
b. Controle op het juiste gebruik van de gegevens.
c. Controle op het naleven van beveiligingsregels.
d. Overige handelingen leidende tot het goed functioneren van het registratiesysteem.
8. Eigen personeel van ArboPretentie BV en bij de uitvoering van de werkzaamheden ingescha
kelde derden, worden door de verwerker verplicht tot geheimhouding van
gegevens en deze niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie, dan wel werkzaamheden.
9. De verwerker ziet erop toe dat alle in de dossiers en geautomatiseerde systemen opgenomen
gegevens over individuele personen vertrouwelijk worden behandeld en draagt er zorg voor
dat deze informatie niet aan derden bekend wordt. (Uitgezonderd derden die door de verwer
ker bij de uitvoering van de werkzaamheden worden ingeschakeld, zoals genoemd in artikel
2.6.3).
Artikel 2.2 Doel van registreren van de persoonsgegevens
Het verwerken van de persoonsgegevens heeft tot doel: het verzamelen, vastleggen en verstrekken van persoonsgegevens ten behoeve van de begeleiding bij het zoeken, verkrijgen en het behouden van een betaalde baan en (assisteren bij) het verkrijgen van eventuele subsidies.
Artikel 2.3 Personen over wie gegevens worden geregistreerd
In het dossier en het geautomatiseerde registratiesystemen zijn gegevens opgenomen over personen die door een re-integratiecoach / de arbeidsdeskundige of bedrijfsarts van ArboPretentie worden begeleid bij de verschillende processen (zoals o.a het begeleiden van IRO trajecten, bij verzuim en/of re-integratie).
Artikel 2.4 Soorten gegevens die in het dossier en het registratiesysteem zijn opgenomen en de wijze waarop ze zijn verkregen
In artikel 3 is een overzicht opgenomen van de soorten gegevens die in het dossier respectievelijk registratiesysteem zijn opgenomen. De gegevens zijn afkomstig van betrokkene zelf of worden met instemming van betrokkene namens hem verstrekt. Daarnaast maken functionarissen zoals: een re-integratiecoach / de arbeidsdeskundige of bedrijfsarts, op basis van hun deskundigheid, verslagen van hun beoordeling van de gang van zaken. De gegevens worden behandeld met inachtneming van de Wet Bescherming Persoonsgegevens.
Artikel 2.5 Bewaartermijn van opgenomen gegevens
Indien er geen wettelijke bewaartermijn van toepassing is, worden persoonsgegevens niet langer bewaard, in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt.
Alle tot het individu te herleiden gegevens, data en/of resultaten van kandidaten, die door ArboPretentie BV worden begeleid bij het zoeken, verkrijgen en behouden van een betaalde baan, zullen bij beëindiging van de bemiddeling / overeenkomst aan de opdrachtgever ter beschikking worden gesteld.
Ten behoeve van de opbouw van historische, statistisch of wetenschappelijke gegevens is het mogelijk dat gegevens in geanonimiseerde vorm beschikbaar blijven.
Artikel 2.6 Categorieën van personen of instanties waaraan gegevens worden verstrekt
2.6.1 Persoonsgegevens worden slechts aan derden verstrekt voor zover:
1. betrokkene zijn ondubbelzinnige toestemming hiertoe heeft verleend of;
2. dit noodzakelijk is in het kader van de begeleiding van betrokkene of;
3. dit noodzakelijk is ter bestrijding van ernstig gevaar voor de gezondheid van de
betrokkene en preventief inzake de gezondheid, het welzijn en de welbevinding
van betrokkene of;
4. het geschiedt op gerechtelijk bevel of;
5. het wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift / wettelijke verplichting of;
6. het verenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen.
2.6.2 Verwerker van de persoonsgegevens verplicht de door haar ingeschakelde derden tot geheimhouding van de door haar verstrekte persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat deze uitsluitend worden gebruikt bij de uitvoering van de gevraagde werkzaamheden en overeenkomstig het doel van de registratie.
2.6.3 Voortvloeiend uit het doel van de registratie zijn onder anderen als derden aan te merken:
- opdrachtgevers: uitvoeringsinstelling werknemersverzekeringen, gemeenten, verzeke
raars en individuele ondernemingen met wie ArboPretentie BV een overeenkomst
heeft afgesloten;
- samenwerkingspartners: Start Holding en verder onder andere onderwijs- en
zorginstellingen, belangenverenigingen, sociaal pedagogische dienst en
arbeidsmarktintermediairs;
- opleidingen: het opleidingsinstituut;
- subsidieverstrekkers: uitvoeringsinstelling werknemersverzekeringen en gemeenten;
- de werkgever van betrokkene.
2.6.4 Uitsluitend aan bevoegde personen en instanties kunnen recente en relevante gegevens door Arbopretentie BV beschikbaar worden gesteld. Bv voor het verkrijging van subsidiegelden of ter gebruik door de bedrijfsarts.
2.6.5 Indien noodzakelijk voor de reïntegratie of begeleiding en bemiddeling van de zieke of arbeidsongeschikte werknemer / kandidaat, zullen gegevens betreffende de Privacy reglement
gezondheid, c.q. de belasting en belastbaarheid, ten behoeve van een (passende) arbeidsplaats, worden geregistreerd (Pretendo registratie systeem).
2.6.6 Verstrekking van gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, dan wel op grond van een dringende en gewichtige reden, kan plaatsvinden voor zover de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene daardoor niet onevenredig wordt geschaad. De beslissing tot verstrekking van persoonsgegevens als bedoeld in dit lid wordt genomen door de verwerker, tenzij de verstrekking voortvloeit uit wettelijk voorschrift.
2.6.7 Aan derden mogen in beginsel uit de persoonsregistratie, en in overeenstemming met haar doelstelling, bestanden van persoonsgegevens, mits alleen bestaande uit naam, adres, woonplaats, postcode en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens, worden verstrekt. Op schriftelijk verzoek van de betrokkene blijft zodanige verstrekking ten aanzien van diens persoonsgegevens achterwege.
Artikel 2.7 Toegang tot de dossiers en het registratiesysteem (*PRETENDO’)
Behalve de arbeidsdeskundigen evt. jobcoaches en de administratief medewerker is het niemand toegestaan zelf dossiers uit de kast te halen. Uitsluitend met instemming van de beheerder en de betrokkene kunnen leidinggevenden op de werkplek van de werknemer, en/of de contactpersoon van de arbeidsdeskundige / jobcoach bij het bedrijf, inzage krijgen in relevante informatie uit het lopende dossier. Aan derden wordt geen telefonische informatie verstrekt over werknemers / kandidaten. De dossiers worden nooit onbeheerd achtergelaten.
Het geautomatiseerde registratiesysteem (Pretendo) is alleen voor eigen personeel van ArboPretentie BV toegankelijk middels door de beheerder vast te stellen autorisaties. Daarnaast hebben de leveranciers van soft- en hardware ten behoeve van onderhoud toegang tot de gegevens. Zij zijn contractueel verplicht tot geheimhouding.
Artikel 2.8 Koppeling van systemen
Er vindt geen koppeling plaats met andere persoonsregistraties.
Artikel 2.9 Wijze waarop de betrokkene of diens wettelijke vertegenwoordiger kennis kan nemen verbetering kan bewerkstelling van de over haar/hem opgenomen gegevens
De betrokkene heeft het recht om:
- zich vrijelijk en met redelijke tussenpozen tot de verantwoordelijke te wenden met het verzoek hem mede te delen of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. De verantwoordelijke deelt de betrokkene schriftelijk binnen vier weken mee of hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt. Indien zodanige gegevens worden verwerkt, bevat de mededeling een volledig overzicht daarvan in begrijpelijke vorm, een omschrijving van het doel of de doeleinden van de verwerking, de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft en de ontvangers of categorieën van ontvangers, alsmede de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens.
- de verwerker te verzoeken de persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen,
te verwijderen of af te schermen indien deze feitelijk onjuist zijn, voor het doel of de doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend zijn dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Aan een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van de persoonsgegevens dient de verwerker de verzoeker binnen vier weken te antwoorden. Een weigering is met redenen omkleed.
Artikel 3 Opsomming van gegevens die worden verzameld
In de artikelen 3.1 en 3.2 treft u aan de gegevens die verzameld worden ten behoeve van een optimale begeleiding.
Artikel 3.1 Inhoud van een dossier (afhankelijk van soort opdracht/ traject)
1 aanmeldingsgegevens en -formulier opdrachtgever
2 reïntegratievisie of kwalificerende intake CWI
3 NAW gegevens
4 bank-, sofi- en ziekenfondsnummers
5 opleidings-, werkervaringsgegevens
6 (para) medische gegevens
7 inkomensgegevens
8 aard van de handicap (indien van toepassing)
9 plan van aanpak (PvA)
10 relevante correspondentie
11werkgevers- / bedrijfsinformatie
12 subsidieformulieren en coachingsplan
13 beschikkingen Uitvoeringsinstelling Werknemersverzekeringen
14 voortgangs- en gespreksverslagen
15 verificaties
Artikel 3.2 Databasegegevens Pretendo
1 personalia
2 adresgegevens en telefoonnummers
3 inkomensgegevens
4 id-, sofi-, ziekenfonds-, bank- en CWI-gegevens
5 school- en arbeidsverleden
6 aard handicap (indien van toepassing)
7 werkgevers- en contractgegevens
8 subsidiegegevens
9 omschrijving doelgroep